Municipalité du District de Clare
RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL
Le mercredi 2 mars, 2016 à 19h00
PRÉSENTS: Conseil: Conseillers, Lester Doucet, Nil Doucet, Hector Thibault, Danny Hill, Russell Comeau et Robert Thibault.
Personnel : directeur général, Stéphane Cyr, adjoint administratif du directeur général, Alain Poirier ; et directrice des finances, Connie Saulnier
Public : Carl Deveau
ABSENT: préfet, Ronnie LeBlanc, sous-préfet Brian Comeau
1) Appel à l’ordre
Le conseiller Danny Hill appelle la réunion à l’ordre à 19h00.
2) (a) Adoption de l’ordre du jour
Le directeur général demande que les points suivants soient ajoutés sous « Nouvelles Affaires » :
5.8 Gala du printemps
5.9 Évaluation annuelle des bâtiments municipaux.
Le conseiller Russell Comeau demande que le point suivant soit ajouté sous « Nouvelles Affaires » :
5.10 Poubelle Verte
Le conseiller Lester Doucet demande que le point suivant soit ajouté sous « Nouvelles Affaires » :
5.11 Panneaux routiers
PROPOSÉ PAR le conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR le conseiller Lester Doucet que l’ordre du jour soit adopté avec les ajouts ci-haut.
MOTION ADOPTÉE
(b) Déclaration de conflit d’intérêt.
Le conseiller Danny Hill demande s’il y a quelconques conflits d’intérêts.
Aucun conflit
3) Présentation
Aucune
4) Affaires découlant des réunions précédentes
4.1 Mise à jour de la situation financière – Directrice des finances, Connie Saulnier
La directrice des finances présente le rapport soulignant la position financière de la Municipalité. Une analyse comparant les dépenses budgétées et les coûts actuels est révisée.
Les soldes détenus dans diverses réserves de la municipalité sont fournis et semblent positif. Le montant total de la réserve est 2 660 685.63 $ (voir pièce-jointe).
4.2 Étude sur les services policiers – Directeur Général
Le directeur général résume le rapport reçu de la GRC à la réunion sur l’étude sur les services policiers à Digby le 17 février 2016. (voir pièce-jointe)
4.3 Lumières de rues – Chemin John Thibodeau
Le directeur général informe le conseil que les lumières de rues qui avaient été demandées, ont été installées. Au lieu d’installer 6 lumières comme il avait été convenu au départ, Nova Scotia Power a choisi d’en installer 7, à la demande de Riverside Lobster Inc.
5) Nouvelle Affaires
5.1 Politique pour les présentations devant le conseil
Le directeur général présente une nouvelle politique pour les présentations publiques au conseil. L’intention de cette politique est pour formaliser et fournir une clarification du processus par lequel les présentations seront faites au conseil. Le conseil est en faveur avec la politique présentée. Une motion formelle sera faite à la prochaine réunion régulière du conseil.
5.2 Politique d’administration des salaires
Le directeur présente une politique d’administration des salaires telle que recommandée par l’étude organisationnelle complété par la firme Richard G. Ramsay Management Consultants Inc. L’intention de cette politique est d’assurer que la Municipalité maintienne des niveaux de compensations qui sont à la fois, équitables, extérieurement compétitifs, et financièrement réalisables. Les éléments clés de cette politique inclus une mise à jour des descriptions d’emplois, une évaluation d’emploi et également une évaluation de performance clairement définie et le processus d’ajustement des niveaux salariales. Le conseil est en faveur avec la politique présentée. Une motion formelle sera faite à la prochaine réunion régulière du conseil.
5.3 Politique d’achats
Le directeur général présente une nouvelle politique d’achats au conseil tel que recommandée dans l’étude organisationnelle complété par la firme Richard G. Ramsay Management Consultants Inc. L’intention de cette politique est de guider les employés municipaux dans le processus d’acquisition de biens et services au nom de la Municipalité dans la manière que : 1) que ce soit consistant avec le budget du conseil approuvé, et 2) que ça respecte l’Acte d’achat publique de la province de la Nouvelle-Écosse. Suite à l’examen de cette politique, le conseil demande que le prix de préférence de 40% pour les biens et services locales en dessous de 5 000$ soit réduit à 10%. Aucun autre changement n’a été demandé. Une motion formelle sera faite à la prochaine réunion régulière du conseil.
5.4 Waste Check – Représentant communautaire
Le directeur général mentionne que la Municipalité à actuellement une ouverture pour un membre sur le comité de Waste Check. La position peut être soit remplie par un membre du conseil ou bien par un représentant/représentante communautaire. Après discussion, le conseil opte pour accepter les candidatures des membres de la communauté qui sont intéressés et demande au directeur général d’annoncer la position dans un délai raisonnable.
5.5 Usine de traitement des égouts de la Pointe de l’Église
Le directeur général informe le conseil que l’usine de traitement des égouts de Pointe-de- l’Église a jusqu’à 2017 pour adhérer à la récente législation révisée du département environnemental de la Nouvelle-Écosse se rapportant au résidu de chlore. Selon la législation, le total de chlore résiduel alloué est de 0.02 mg/l ou moins. Actuellement, l’usine de Pointe-de-l’Église produit environ 0.5 mg/l. Dans le but de rencontrer ces nouveaux standards, 2 options sont maintenant explorées. 1) un système de lumière UV ou 2) une mise à jour du système de javellisation actuelle. Des systèmes de lumières UV sont actuellement utilisés dans l’usine de Meteghan et l’usine de l’Anse-des-Belliveau. Les employés estiment que le coût pour un tel système à Pointe-de-l’Église se situerait à environ 80 000$ (+/- 10%) plus les coûts d’ingénierie. Les coûts estimés pour une mise à jour du système de javellisation sont actuellement explorés. Le directeur général avisera le conseil dès que plus d’information détaillée sera disponible.
5.6 Aviseur municipal
Le directeur général mentionne que Rob Frost, l’aviseur municipal, avec le département des affaires municipales de la Nouvelle-Écosse, a accepté un poste comme directeur général pour la Municipalité de Barrington. Sa dernière journée avec le département a été le 4 mars 2016.
5.7 Sécurité routière – Cap Sainte-Marie
Le directeur général informe le conseil que la Municipalité a été « taggé » dans une photo sur Facebook concernant une situation au Cap Sainte-Marie où les voitures arrêtent au bord du chemin pour prendre des photos. Une résidente locale a exprimé des préoccupations à l’égard que cela présente un sérieux risque et demande à la Municipalité de prendre des actions. Le conseil indique au directeur général de reporter cette préoccupation au département des transports.
5.8 Gala du printemps.
Le directeur général informe le conseil que la Municipalité achètera une table encore une fois cette année au Gala et demande quels conseillers (s’il y en a) sont intéressés d’y assister. Cette année le Gala se tiendra le 30 avril 2016 en support pour les soins de santé communautaire. S’il y a des places disponibles, une invitation sera également envoyé au bénévole de l’année 2016.
5.9 Évaluation annuelle des bâtiments municipaux.
Comme il est le cas à chaque année, le directeur général demande s’il y a des membres du conseil qui seraient intéressé de se joindre à l’inspecteur des bâtiments sur une tournée des bâtiments municipal dans le but d’identifier et de prioriser les réparations et/ou travaux de maintenance. Cette information fera partie intégrante de l’exercice budgétaire 2016-2017. Le sous-préfet Brian Comeau et les conseillers, Hector Thibault et Russell Comeau ont exprimé leur intérêt à participer à cette évaluation.
5.10 Poubelle verte
Le conseiller Russell Comeau informe le conseil que deux résidents de Meteghan ont perdu leur poubelle verte récemment dû à de forts vents et demande que ces poubelles soient remplacées. Le directeur général contactera Waste Check afin d’arranger le remplacement des poubelles à être délivré dans un délai raisonnable.
5.11 Panneaux routiers
Le conseiller Lester Doucet mentionne qu’il a récemment été porté à son attention qu’il manque certains panneaux routiers à Hectanooga. De plus, il statue que le problème a déjà été reporté dans le passé et que rien n’a été fait et demande au directeur général de regarder à ce problème.
6) Session Huis Clos
Aucun point
7) Date de la prochaine réunion du comité du conseil
La prochaine réunion du comité du conseil aura lieu le 6 avril 2016, à 19h00.
8) Ajournement
PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet d’ajourner la réunion à 20h21.
Soumis par
Alain Poirier,
Adjoint administratif de la directrice générale